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幾乎所有管理職能賦予了我們，這其中包括管理警務、看管公共機構、消防、管理和支配房屋住宅的權力、食品供應、城市衛生等等。1937年12月13日，星期一的上午，貴軍獲勝進城的時候，城市的管理權在我們的手上，我們是唯一尚在執行的機構。當然，我們所獲得的全權不能超出安全區的界線，而且我們在安全區也無權享有主權。
日本駐上海當局曾向我們保證過，只要安全區內沒有軍隊或軍事設施存在，貴軍就不會蓄意攻擊安全區。鑑於我們是唯一的城市管理機構，貴軍進城後，我們立即試圖和先頭部隊取得聯絡。12月13日下午，我們在漢中路遇見了一位貴軍大尉，他正率部進入預備陣地。我們向他作出了必要的解釋，在他的地圖上標出了安全區的界線，此外我們還恭敬地向他指出了3個紅十字醫院的位置，通告瞭解除武裝的中國士兵的情況。他當時所表現出來的配合和平靜增強了我們的信念，即：我們得到了貴軍的完全的理解。
當天晚上和次日早晨我們起草了12月14日的函件，並讓人譯成日語。為了將這封信轉交給日本當局，我們的拉貝先生、斯邁思博士和福斯特牧師3人一直在忙於尋找貴軍高階軍官。關於這一點，日本大使館參贊福田先生可以證明。我們一共和5名貴軍軍官進行了接洽，但是他們都指出，此事要等到第二天最高指揮官抵達後和他聯絡。
第二天，也就是12月15日，日本帝國大使館福田德康先生和關口先生來訪，關口向我們轉交了&ldo;勢多&rdo;號艦長和艦隊軍官的致意帖。我們向福田先生遞交了12月14日的函件，並向關口先生保證，我們願意為電廠恢復供電提供幫助。
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