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明朝縣衙裡的官吏，一共分為三個層次。第一層次是官，一般的縣裡只有4個能夠稱為官的人，也就是知縣、縣丞、主簿和典史，這都是由朝廷直接任命的，用後世的標準來說，就是所謂公務員了。
第二個層次是吏，包括縣衙下屬各個部門裡的負責人和技術人才。吏的數量根據各縣的事務多少以及財力多寡而不同，少的有二三十人，多的可以達到上百人。吏的來源是從民間招募，最早甚至是以徭役的方式徵用來的。
根據明朝的制度，願意充吏役者要自己先提出申請，稱為「告納」，然後由里老鄉紳具保，上報至州縣。州縣的長官覺得合適後，會報給上一級的府，府再報布政司核准，這樣申請人就成為一名正式的吏員了。
在一個縣裡，官員人數很少，主要是負責一些大政方針的把握。縣裡的具體事務都是由吏員負責操辦的，所以有「官治之實皆吏治之耳」的說法，意思是說國家名義上是由官治理的，但實際上卻是由吏治理的。
一個縣有幾萬至幾十萬人口，各種事務也是非常繁多的。所以，在縣衙裡，設定了許多個部門，其中主要的是與中央的六部相對應的吏、戶、禮、兵、刑、工六房，分別管轄一個方面的事務，六房的負責人，就稱為六房書吏。除了六房之外，縣衙下面還會有馬科、糧科、架閣庫、冊房等其他部門，也都分別有負責具體事務的吏員。
在縣衙裡，書吏屬於技術幹部，此外還有負責出力幹活的吏員，稱為典吏。在書吏和典吏之上，則有管人事的吏員，稱為司吏。
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